人力资源部如何编写好职位说明书？

马  俊

0  前言

职位说明书是人力资源管理过程中工作分析的结果，它是关于任职者实际做什么、如何做、在什么条件下做，以及任职者要做好这项工作必须具备什么样的特点和经历的一种书面说明文件，它是企事业单位管理的基本文件，对企事业单位管理有着重要作用。

1  编写职位说明书的重要性

（1）当下列三种情况出现时，人力资源部管理者需要编写职位说明书：

1）新成立的企事业单位（或部门），应该通过人事组织结构、经营发展计划等信息制定粗略的职位说明书；

2）职位有变动，应该对职位变动部分重新进行工作分析。职位变动包括职位信息的输入和输出、职责、任职资格要求等的变更。

3）人力资源部从未开展过工作分析，没有现成的职位说明书。

（2）对企事业单位而言，编写职位说明书的作用：

1）可以使各级部门管理者人人充当人力资源管理者，通过工作说明书，清晰了解每个岗位需求，依此进行招聘，选拔合适员工；

2）使员工清楚了解所在岗位工作职责，防止扯皮推诿，保持工作顺畅；

3）职位说明书是工作指标分解、考核的基础，有利于建立考核项目，有利于评定、考核员工绩效；

4）有利于新员工或岗位新任员工尽快了解岗位的工作要求，更快地投入工作；

5）有利于培训与人力资源开发工作的有效开展，使培训与开发工作有针对性和目的性；

6）有利于规范人力资源管理工作，促进人事组织制度化管理。

2  职位说明书的格式和内容

（1）职位说明书有表格式、条款式、条款表格结合式三种基本形式。

1）在人事组织管理工作过程中，表格式运用得最为普遍，主要是由于这种形式直观形象、简洁明了、一目了然，符合企业管理规范化、制度化的要求（见表1）。

2）条款式就是分条列项地将职位说明书需要说明的内容与要求一一列出，通常采用1、1.1、1.1.1等标题和段落（1）、1）、①序列形式列举说明。

3）条款表格结合式较为复杂，就是用表格列出职位说明的相关信息，用条款分列补充说明的内容。

（2）无论采用哪种形式编写，从内容上看，一份职位说明书主要包括如下四个部分：

1）职位基本资料：这一部分主要包括职位名称、所属部门与直接上级等信息。

2）该职位在人事组织中的位置：该职位在人事组织中的上向联系、下向联系与横向联系。

3）工作职责说明：这一部分应详细准确地说明工作的内容、特点，即关于从事此项工作的人需要做什么、如何做、为什么做等内容。

4）任职资格要求：任职资格要求是回答“要做好这项工作，职位承担者必须具备什么样的能力和经验”的问题，它显示了什么样的人可以被录用从事此项工作，对于招募来的人可以被录用方面的素质测试等。简言之，这部分要明确说明胜任该项工作的人员的资格，即从事该项工作的员工所必须具备的最低资格、知识、技能与能力等要求。另外，任职资格要求可以附在职位说明书中的一个部分，也可以单独编写出另外一份文件。

（3）在实际编写过程中，人力资源部也可以根据自身的管理特色及需要在工作说明书中增加绩效标准、工作特征等内容。

表1  职位说明书格式样本

1．职位基本信息
职位名称				所属部门		定员人数
直接上级				管辖人数		职位级别
薪酬等级范围
2．在人事组织中的位置
3．工作职责
4．任职资格要求
年龄区间				性  别		学  历
专业要求				任职经历
经验要求
素质、能力要求

 

3  职位说明书写作“四要”原则

职位说明书作为企事业单位制度管理的重要工具和手段，是有效开展人事组织管理与员工自我管理的重要指导性文件，它对员工工作能起到指导与人事组织控制的多重功效，所以职位说明书的编写要体现清楚、全面、客观、科学等特点。

3.1  说明要清楚、全面

（1）清楚是指职位说明书中的工作职责应当清楚地描述出该职位的工作情况，每一种职责都应描述一个明确的领域，且避免出现笼统性描述，以与其他职责有所区别。

（2）全面是指职位说明书中在罗列职位信息时要面面俱到，如职位基本资料、职责与任务、工作权限、工作联系、任职资格要求等，使职位界定更清楚。与此同时，也使员工明了工作任务范围与性质，以利于其自我管理。

3.2  描述要注重专业化与简单化相结合

（1）专业化是指职位说明书在描述工作种类、复杂程度、技能要求、对工作所负的责任等方面力求选用该职位最专业化的词汇来表示。

（2）简单化是指语言描述简单易懂，能达到新员工读后对该职位有所了解的程度。

3.3  要以科学的工作分析为前提

工作分析是职位说明书编写前收集、分析和整理工作信息的一个系统性流程。在制定职位说明书之前要完成详细具体的工作分析工作。工作分析需要运用访谈法、问卷法、观察法

表2  人力资源经理职位说明书示例

1．职位基本信息
职位名称	人力资源经理			所属部门	人力资源部	定员人数	1
直接上级	行政总监			管辖人数	4	职位级别
薪酬等级范围
2．在人事组织中的位置
3．工作职责 （1）建立人力资源部管理的方针、政策和制度。 （2）定期分析企业的劳动力需求情况和劳动力供给市场的情况，组织制定并调人力资源发展计划，并监督计划实施工作。 （3）组织制定企业人力资源岗位设置及定员定编方案。 （4）计划人力资源部管理成本以及教育培训费用的预算和支出，编制本部门费用预算方案。 （5）组织落实员工招聘、聘任、调动、考核、晋升、奖励、职级评定等人力资源管理工作。 （6）掌握劳动力市场信息、同行业各级岗位的信息，根据企业经济效益和薪酬总额增长情况适时提出员工薪酬调整方案和福利调整方案。 （7）全面负责企业的人力资源开发、引进和培训工作。在企业建立分层次的培训网络。 （8）督促检查与员工有关的后勤工作运行情况，保证为员工提供一个良好的工作环境。 （9）监控本部门各种设施与器材的运行情况。 （10）在涉及人力资源管理的事务上与其他部门协调、沟通。 （11）全面负责协调、处理劳动人事方面的纠纷。针对员工提出的合理要求，认真、妥善予以处理和解决；努力改善员工的工作环境和条件，不断增强员工的凝聚力。 （12）完成行政总监交办的其他工作。
4．任职资格要求
年龄区间		30～45岁		性  别	不限	学  历	大学本科
专业要求		人力资源或管理学		任职经历	3年以上知名企业相近职位经历
品德要求		协作性、积极性、行动力、责任感、自我管理、成本意识
素质、能力要求		（1）具有人力资源开发、人力资源管理体系建设能力； （2）有丰富的人力资源管理实际操作经验； （3）熟练使用各种办公软件； （4）文笔优秀、口头表达能力强； （5）有极强的沟通和解决问题的能力； （6）较好的个人形象气质。

与工作日志法等方法收集信息，收集的信息应详细涉及如下两个方面：

（1）职位描述方面：包括有关职位的基本信息（如职位名称、职位编号、所属部门、职位等级、制定日期等）和有关工作活动和工作程序方面的信息（如工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等）。

（2）职位资格方面的信息：包括相关基本素质信息（如年龄范围、最低学历、专长领域、工作经验、接受的培训教育、特殊才能等）、相关生理素质信息（如体能要求、健康情况、感觉器官的灵敏度等）以及相关综合素质信息（如语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力等）。对任职资格要求中的重要素质和能力要按照工作分析调研的结果进行填写，不能想当然，而且任职资格要求是根据该职位需要任职者具备的资格确定，而不应该根据该职位现职人员所具备的条件来确定。

3.4  要以工作职责为编制重点

工作职责是职位说明书编写的重点与难点之所在。这部分写作过程中要重点关注如下三个问题：

（1）关于工作职责的内容方面应罗列该职位负责的所有领域，并应对每一个领域附责任说明。例如人力资源经理的所有活动领域包括部门预算、劳动关系、人力资源规划、招聘、培训与开发、人员管理等。而人力资源经理部门预算领域的责任说明是要根据企事业单位年度预算拟定、监督和控制本部门预算，以保证本部门开支符合业务计划等。

（2）工作职责应该明确地说明该职位“做什么工作”。该职位应该是部门职责细分后的工作范围的具体反映。部门各职位的工作职责“集合”后的总和应该为部门的工作职责；反之，部门工作职责细化分解后的分项职责就是部门各职位的职责。每一种职责均与其他职责有所区别，均描述了一个明确的领域，任职者在该领域从事各种活动并且要取得相应的工作结果。例如，如果将人力资源经理的职责仅描述为“挑选”、培训、开发下属人员”就不够明确也不全面，因为此处已包括了挑选下属、培训下属、开发下属三个不同的工作领域，所以应修正为三项工作职责（见表2）。

（3）工作职责与在职位上要从事的各个具体活动有关，而非与上级职位或整个人事组织有关。编写工作职责时需要注意自上而下的编制顺序，层层分解，层层负责；各方面要有效沟通；要针对岗位编写，而非对该职位现职人员编写。

参考文献

1  周  扬，浅谈人力资源工作说明书的写作[J]，应用写作，2011，（2）22～24